Visão sistêmica: escritório lotado

Visão sistêmica pode ser a base para análises essenciais a uma empresa

Visão sistêmica é um daqueles termos que executivos e consultores adoram usar, quando explicam suas estratégias. Alguns desses discursos podem parecer vazios, mas, filtrados os chavões, a ideia da visão sistêmica e os conceitos que surgiram a partir dela trouxeram avanços reais para a compreensão de como funcionam as companhias. No curso online gratuito sobre Visão Sistêmica e Criatividade do Veduca, o professor Hélio Janny Teixeira, doutor em Administração pela Universidade de São Paulo e professor da mesma instituição, explica que várias das ferramentas de análise mais utilizadas no mundo corporativo baseiam-se nessa abordagem.

Ele afirma que diversas práticas que ganharam espaço nas empresas, a partir dos anos 1990, como Gestão pela Qualidade Total, Reengenharia, CRM, ERP e Inovação Aberta são “nomes que reinterpretam, reaplicam ou desenvolvem metodologias específicas, sempre com o princípio sistêmico”. Por isso, saber o que é visão sistêmica e como ela se desdobra em técnicas que ajudam a diagnosticar e resolver problemas nas companhias tornou-se um conhecimento importante para os profissionais que trabalham na gestão das organizações.

No post anterior do Blog do Veduca, resumimos alguns dos pontos que Teixeira discute em seu curso e que são essenciais para entender a visão sistêmica. Já neste post, vamos abordar as estruturas de análise que os teóricos desenvolveram a partir desse conceito e mostrar como a visão sistêmica ampliou, também, as percepções sobre o papel do gestor. Veja a seguir.

Que formas de análise baseiam-se na visão sistêmica?

Uma das análises clássicas que o professor Hélio Janny Teixeira menciona no curso é a que transforma os subsistemas das empresas (os departamentos, por exemplo) em caixas que “conversam” uma com a outra e com as caixas do ambiente externo. Desenhar essas caixas e suas interconexões ajuda a definir como cada parte da empresa se relaciona entre si e, ainda, como a empresa interage com tudo o que está fora dela. O professor Hélio lembra que grandes sistemas de administração, como o SAP, baseiam-se nesse conceito de que a empresa é constituída por um conjunto de processos interligados.

“É a pura aplicação do enfoque sistêmico e mostra como essa visão é atual”, ele comenta.

Em seguida, o professor passa para a análise de sistemas, que envolve três aspectos: o sistema em estudo, propriamente dito, suas partes constituintes ou subsistemas e o ambiente ou ecossistema que se relacionam com o sistema. Teixeira mostra, então, um gráfico que organiza os componentes de um sistema a partir de cinco categorias: entradas (de matéria-prima, informação, etc), processamento (a atividade da empresa), saídas (produtos ou serviços), objetivos (o lucro, por exemplo) e cliente. Um destaque dessa análise é que ela permite refletir sobre como funciona o sistema a partir de diferentes direções do processo. Por exemplo, é possível analisar se o volume e a frequência de entradas são coerentes com o processamento, se o processamento é coerente com o volume e a frequência de saídas, se as saídas alcançam os objetivos e se estão alinhadas com as demandas do cliente. Porém, também é possível começar a análise a partir das demandas dos clientes e fazer o caminho inverso (clientes-objetivos-saídas-processamento-entradas).

Essa análise oferece uma estrutura para se pensar nos desafios da companhia e nas soluções aos problemas que podem prejudicar a operação. Também a partir desse modelo, os especialistas em gestão criaram estruturas mais sofisticadas de análise, que ajudam a identificar, por exemplo, quais são os pontos de contato do cliente com a empresa e como esses pontos de contato se complementam. Aplicado a um restaurante, por exemplo, esse sistema contribuiria para o gestor visualizar todo o caminho que o cliente faz: ele se relaciona com o manobrista que fica na porta, com o recepcionista, com o garçom e com o maître, entre outros.

“Com essa análise, eu posso concatenar múltiplos níveis do atendimento, produção e suporte ao cliente”, explica o professor.

Na sequência, o professor destaca, ainda, a análise por camadas decisórias. A divisão tradicional, nesse aspecto, é aquela que aponta um nível estratégico (longo prazo, investimentos altos), outro tático (médio prazo, pode ou não ter investimentos altos) e, por fim, um operacional (as escolhas de todo dia), no que se refere à tomada de decisões. Essas camadas se influenciam, mas a análise estrutura uma hierarquia para as instâncias de decisão da empresa, o que ajuda a definir com mais clareza o papel de cada funcionário ou equipe  e os procedimentos de comunicação entre as instâncias de decisão.

Como a visão sistêmica contribui para entendermos o papel do gestor?

Visão sistêmica: loja da Apple

Prédio da Apple na China: atribuir o sucesso de empresários como Steve Jobs, fundador da empresa, só à sua personalidade não ajuda a explicar o mundo da gestão, diz o professor Hélio Janny Teixeira

O curso abrange também o que a visão sistêmica pode revelar sobre o gestor e seus desafios. O professor Hélio Janny Teixeira explica que existe uma tendência – e até um mercado relacionado a essa tendência – de tentarmos identificar o que existe na cabeça de um administrador de sucesso.  Porém, essas análises nem sempre funcionam, porque há uma diversidade de perfis tão grande entre as pessoas que obtiveram sucesso na carreira de administradoras que torna-se complicado encontrar um ponto universal e definidor. Teixeira lembra que pode ser mais útil, nesse sentido, observar os processos que esses indivíduos seguem ou os produtos que eles obtêm a partir de seu trabalho.

“Eu preciso combinar pessoa, processo e produto. É ilusório tentar associar o sucesso a um traço pessoal. Nunca o sucesso de uma empresa se deve exclusivamente a uma característica de um indivíduo. Mesmo Bill Gates e Steve Jobs tiveram parceiros fundamentais e trabalharam com uma equipe que os ajudou a chegar ao sucesso”, ele aponta.

O professor apresenta, então, um modelo para entendimento do trabalho administrativo, composto por uma série de fatores que, somados, podem explicar por que algumas pessoas chegam a determinados resultados e outras não. Esse modelo começa pela análise da pessoa que ocupa o cargo, ou seja, pelas suas características de personalidade, formação e experiência, entre outros. Logo em seguida, entra na equação o cargo desse indivíduo, que é o principal determinante do que uma pessoa faz na empresa. A cultura da empresa também é importante, nesse ponto da análise. Surge, então, outro ponto, o das exigências do cargo, que podem variar enormemente de acordo com o local onde o profissional trabalha.

“Não dá para dizer que ser gerente é a mesma coisa em qualquer lugar”, define o professor.

Ele diz por exemplo, que na iniciativa pública, os valores que norteiam o cargo podem ser mais complexos do que na privada, e as variáveis que contribuem para o sucesso, como a reação da opinião pública, são mais imprevisíveis. Mesmo nas empresas, porém, as exigências estão ficando mais complexas e próximas das que se faz para quem exerce um cargo público, o que torna esse aspecto das exigências do cargo cada vez mais relevante no entendimento do trabalho administrativo.

Para completar a análise, ainda é preciso levar em conta: o comportamento do executivo no cargo, que pode variar de acordo com o indivíduo e com o momento ou a cultura local, o desempenho no cargo e os resultados alcançados. As variáveis podem ter um peso diferente em cada situação e cabe a quem usa essa ferramenta de análise atribuir a cada fator a importância que julgar mais adequada, de acordo com o contexto.

“Para se fazer progresso de fato em uma carreira, é importante levar em conta esse conjunto de fatores. É melhor um esforço de compreensão do conjunto e uma localização mais bem feita da própria condição de trabalho do que acreditar em fatores nem sempre relevantes”, afirma o professor Hélio. “Fica clara, com esse exemplo, a importância de se visualizar o conjunto, suas partes e suas concatenações”, ele conclui.

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O vídeo abaixo, em inglês, é de uma palestra de Peter Senge, um dos pesquisadores que marcaram o estudo da visão sistêmica e que o professor Hélio Janny Teixeira menciona em seu curso online. Senge explica como a tecnologia desenvolvida nas últimas décadas transformou o pensamento sistêmico.

Além de buscar entender a visão sistêmica, outra forma de se preparar para a liderança de equipes em uma empresa é estudar Gestão de  Projetos. O Veduca oferece o mais completo curso online gratuito do Brasil sobre o tema. Aliás, se você tiver curiosidade, este post explica por que esse curso é o mais abrangente de sua categoria.

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