Avaliação de desempenho: ginasta se apresenta

Avaliação de desempenho: o que é e como se faz

Avaliação de desempenho é uma ferramenta comum nas empresas e uma causa frequente de ansiedade entre funcionários.

Você já assistiu ao curso online de Feedback do Veduca?

Quem já passou por isso pelo menos uma vez deve conhecer o clima dos “bastidores”: colegas de trabalho conversando pelos corredores, em um tom baixinho de voz, sobre quem se deu bem e quem ficou chateado pelo que seu chefe falou.

Porém, entre mortos e feridos, a avaliação de desempenho costuma trazer avanços para equipes e organizações, no cômputo geral.

Não à toa, esse tipo de iniciativa se consolidou, nos últimos 10 ou 20 anos, como uma das cartas mais importantes do baralho à disposição das companhias que desejam melhorar a performance de seus empregados e líderes.

Avaliação de desempenho mal existia no Brasil, quando eu comecei a trabalhar, em 1994. Dos anos 2000 para cá é que as empresas começaram a investir mais nisso”, conta Gleici Ibañez, diretora de desenvolvimento da Logus Recursos Humanos, consultoria em Gestão de Pessoas com sede em Goiânia.

Não que a ferramenta fosse nova.

“O (Idalberto) Chiavenatto já falava em avaliação de desempenho lá atrás, mas as empresas no Brasil simplesmente não investiam tanto”, diz Ibañez, referindo-se a um dos autores de referência na área da Administração.

Fomos conversar sobre avaliação de desempenho com quem entende do assunto

Para saber mais sobre o que é, para que serve e como se faz uma avaliação de desempenho, o Blog do Veduca entrevistou a especialista Gleici Ibañez. Também conversamos com Tatiana Procópio, fundadora da TMP Consultoria e Gestão, empresa baseada em Belo Horizonte.  

Gleici Ibañez, diretora da Logus Recursos Humanos, empresa com sede em Goiânia

Ibañez tem graduação em Psicologia e pós-graduação em Psicologia Transpessoal pela Universidade Católica de Pelotas, no Rio Grande do Sul. Conta com mais de 20 anos de experiência como consultora em Recursos Humanos e é Master Coach, com certificação BCI (Behavioral Coaching Institute).

Tatiana Procópio, diretora da TMP Consultoria e Gestão, companhia com sede em Belo Horizonte

Procópio é graduada em Ciências Econômicas pela PUC-MG e especialista em Gestão Estratégica de Pessoas pela FGV. Trabalhou como gestora de pessoas por 14 anos na área de varejo e atualmente é consultora/diretora da TMP Consultoria e Gestão, Expertise em RH.

Ambas as profissionais ajudam empresas a diagnosticar necessidades na área de desenvolvimento profissional e de lideranças. A avaliação de desempenho se insere nesse trabalho como um dos recursos básicos para que as companhias entendam como azeitar suas engrenagens.

Confira a seguir um resumo do que as especialistas compartilharam sobre o tema.

O que é avaliação de desempenho

Avaliação de desempenho é uma ferramenta que as empresas utilizam para medir as competências de seus profissionais e de suas equipes ou os resultados que seus funcionários e times obtêm.

Cada organização pode criar uma avaliação de desempenho diferente, de acordo com o que pretende medir e com os desafios do momento. Logo, não existe um modelo único de avaliação de desempenho.

Ainda assim, pode-se dizer que a avaliação de desempenho consiste em um processo estruturado, que se desenvolve por iniciativa da empresa e que, em geral, envolve toda a organização ou boa parte dela.

Nesse sentido, ela se diferencia do feedback por ser um diagnóstico, e não uma forma de diálogo. Além disso, a avaliação de desempenho é um processo que envolve a corporação como um todo, que ocorre em um formato determinado, em um certo período de tempo e que passa por um esforço mais amplo de medição.

Já o feedback pode ser formal ou informal, tem que ser praticado com bastante frequência e muitas vezes envolve apenas duas pessoas, que conversam entre si sem a necessidade de a empresa mediar o processo por meio de uma pesquisa ou algo do tipo.

A avaliação de desempenho, aliás, costuma servir como subsídio para o feedback, ou seja, eleva o feedback para um patamar mais elevado, já que oferece dados concretos para que a conversa ocorra.

O feedback, por sua vez, leva a avaliação de desempenho para um estágio mais prático, já que informa para os funcionários e as equipes seus pontos fortes e fracos.

As duas ferramentas, portanto, se complementam, mas são diferentes entre si.

  • No próximo post do Blog do Veduca, vamos falar mais sobre as diferenças entre feedback, avaliação de desempenho e bronca ou elogio. Fique ligado!

Para que serve  a avaliação de desempenho?

“A avaliação de desempenho, quando bem feita, traz melhorias para o clima organizacional e traz queda do absenteísmo (faltas), do turnover (rotatividade de funcionários) e do risco de processos trabalhistas contra a empresa”, explica Tatiana Procópio.

Segundo a consultora, esses efeitos se dão porque a avaliação de desempenho consegue apontar com mais precisão as habilidades ou resultados que precisam ser fortalecidos pela companhia.

É como se a avaliação de desempenho ajudasse a prevenir os problemas que levam à perda de talentos e reduzem a produtividade.

Por exemplo, vamos imaginar que a avaliação identificou que o/a líder de uma equipe precisa desenvolver sua capacidade de traduzir em tarefas as metas da área que coordena.

Com essa avaliação em mãos, ele/a pode se empenhar para corrigir o problema antes que seus subordinados se sintam desmotivados por isso e aceitem a oferta da empresa concorrente.

No fim das contas, os benefícios esperados a partir da avaliação de desempenho contribuem para melhorar os resultados de negócios das companhias.

Que tipos de avaliação de desempenho existem?

Avaliação de desempenho: círculos de fogo
Ter seu trabalho examinado por colegas, chefes, subordinados e clientes, em uma avaliação 360, pode ser duro, mas especialistas garantem que estar no centro desse círculo ajuda o funcionário a se desenvolver.

Como explicam as especialistas, há diversas formas de avaliação de desempenho. Dois critérios importantes para diferenciar os processos são o que se quer medir e quem fará a medição.

Critério 1: o que se quer medir

De acordo com o critério 1, que abrange o que se quer medir, há basicamente dois tipos de avaliação de desempenho: por competências e por resultados.

Avaliação por competências: Nesse formato, a empresa define competências fundamentais para seus funcionários, como habilidade de planejamento, organização e capacidade de apresentação.

Como esses critérios apresentam um grau significativo de subjetividade, a empresa também precisa definir evidências que suportem a avaliação dessas competências.

Por exemplo, supondo que a empresa queira medir o nível de organização de cada funcionário, ela precisa definir evidências como “sua mesa está sempre arrumada?”, “consegue administrar seu tempo?” e “evita desperdícios?”.

É por meio dessas evidências que chefes, subordinados e colegas vão se avaliar. As perguntas padronizadas evitam que cada um use um critérios diferente, o que invalidaria a avaliação.

“Empresas diferente escolhem, muitas vezes, as mesmas competências para avaliar, mas as evidências selecionadas como critérios são sempre diferentes de um processo para outro”, explica Gleici Ibañez.

A consultora conta que está trabalhando em uma empresa que implantou o sistema 5S de organização.

Por isso, uma das evidências que eles escolheram para sua avaliação da competência “organização” foi: “o funcionário aplica o 5S?”.

Obviamente, essa pergunta não faria sentido em uma empresa que não adota o mesmo sistema.

As evidências também podem mudar de uma área para outra da empresa.

Em uma companhia de tecnologia que Ibañez atendeu recentemente, muitos funcionários trabalhavam atendendo remotamente os clientes, ou seja, recebiam ligações de pessoas em muitos lugares do país e precisavam ajudá-las a resolver problemas técnicos pelo telefone.

Para essa equipe, uma das evidências de maior peso na avaliação de desempenho foi se o funcionário preenche corretamente o relatório de atendimento que fica arquivado no sistema interno.

Esse registro é fundamental para que o cliente seja bem atendido na próxima ligação que fizer, que pode inclusive cair para outro funcionário. Por isso, ganhou importância na avaliação.

Já em uma área da empresa que não ofereça o mesmo tipo de suporte, o registro das ligações que os clientes fizeram pode sequer aparecer como uma evidência.

Em uma avaliação de desempenho típica, avalia-se em torno de 10 a 12 competências, cada uma com três ou quatro evidências.

Ah, e uma curiosidade: perguntamos quais são as competências em que as empresas costumam ter piores resultados.

Na experiência de Ibañez, organização, planejamento e comunicação costumam ser os principais pontos de melhoria para os profissionais brasileiros.

Avaliação por resultados: funciona da mesma maneira que a avaliação por competências, só que a empresa define metas a serem avaliadas, em vez de competências.

Em outras palavras, serve para medir se os resultados esperados para o cargo foram alcançados.

O trabalho com as evidências, porém, é igual. Cabe à companhia selecionar indicativos dos resultados que ela espera medir e, com isso, fica mais fácil padronizar a perspectiva de quem fará a avaliação.

Critério 2: quem vai medir

Partindo-se desse critério, há três ou quatro tipos de avaliação de desempenho.

Autoavaliação – Como diz o nome, cada funcionário indica o que pensa do próprio trabalho e de suas competências.

Em geral, é usada em conjunto com outras formas de avaliação, como a que o chefe ou os colegas fazem, e serve para estimular que o funcionário faça um reflexão sobre seu desempenho sem depender exclusivamente da visão alheia.

Além disso, também mostra para o indivíduo se a percepção dele sobre o próprio trabalho está distorcida.

Avaliação direta – É aquele que o chefe direto faz dos seus subordinados.

Avaliação 360 – É uma das formas mais conhecidas de avaliação de desempenho e, provavelmente, é a mais utilizadas pelas consultorias de RH.

Reúne a autoavaliação, a avaliação do superior imediato, a dos pares (também chamada de ‘peer review’), a dos subordinados e, em alguns casos, a dos clientes.

Seu nome faz referência aos 360 graus que compõem um círculo. É como se o funcionário estivesse no centro de um círculo e todos à sua volta compartilhassem perspectivas a respeito dele.

Cabe ressaltar que há limites para a avaliação 360. A especialista Tatiana Procópio, que trabalha com pequenas e médias empresas, lembra que em ambientes corporativos reduzidos, pode ser difícil garantir o anonimato das avaliações por pares, por exemplo.

Nesses casos, algumas organizações optam por fazer apenas a autoavaliação e a avaliação direta.

Avaliação 180 – Para alguns teóricos da área, é esse o nome que deveria receber a avaliação 360 que não inclui a perspectiva dos clientes.

Novamente, o nome faz referência aos graus de um círculo, com a diferença de que 180 graus compõem meio círculo. A metade que falta para um círculo inteiro seria justamente a dos clientes, que não está incluída.

Você pode encontrar esse nome em algumas empresas ou materiais sobre avaliação de desempenho, mas a maioria dos teóricos prefere usar 360 inclusive para o formato sem clientes.

Como se faz uma avaliação de desempenho?

Avaliação de desempenho: funcionários trabalhando.

As organizações de porte médio e grande costumam recorrer a uma empresa de consultoria em Recursos Humanos para aplicar essa ferramenta.

Companhias especializadas zelam por alguns fatores-chave para a avaliação de desempenho:

Comunicação

As especialistas ouvidas pelo Blog do Veduca são enfáticas quanto à importância de que a avaliação de desempenho seja um processo bem discutido e executado com seriedade, para não gerar expectativas que depois não serão cumpridas.

Nesse caso, a avaliação de desempenho pode provocar uma ansiedade desnecessária entre as equipes, o que inclusive agrava os problemas que a ferramenta deveria ajudar a resolver.

Por isso, um aspecto fundamental do processo é que a empresa promova uma comunicação ampla sobre o que é a avaliação de desempenho e para que será usada.

Os gestores da companhia precisam ser assertivos, por exemplo, quanto ao fato de que a avaliação não resultará em demissões ou promoções, por exemplo, e que a ferramenta apenas apoia o processo de desenvolvimento profissional.

Isso evita fofocas e uma tensão exagerada entre os funcionários mais sensíveis ao processo.

Gleici Ibañez lembra que a primeira avaliação de desempenho feita em uma empresa nem sempre é muito fidedigna, porque avaliar e ser avaliado pode ser uma prática dolorosa para muitas pessoas.

“A autoavaliação, por exemplo, é um ponto difícil para quem é novato no processo. É uma questão de maturidade, a gente aprende a se autoavaliar com a prática”, ela afirma.

Outro cuidado a se tomar é o de esclarecer, em linguagem simples, o que são competências e evidências. Também é preciso explicar como fazer uma avaliação profissional dos colegas, para reduzir a influência de questões como o grau de amizade com a pessoa avaliada.

Por fim, sempre é preciso esclarecer que os resultados individuais não serão divulgados para outras pessoas, além do próprio funcionário e de seu chefe direto.

Aplicação

Em geral, depois de definidos o escopo da avaliação, os critérios e as evidências, além de comunicado o processo, existe ainda um trabalho de elaboração das questões a serem respondidas pelos participantes da pesquisa.

Com o formulário pronto, aplica-se a avaliação, os participantes respondem e chega, então, a fase de coleta de dados.

Esse momento também exige cuidado para evitar vazamento de informações ou erros nos cálculos.

É interessante lembrar que algumas empresas preferem eliminar a autoavaliação da média final, por exemplo, porque ela muitas vezes distorce o resultado.

Divulgação

Atravessando as etapas anteriores, a empresa chega a um conjunto de números e gráficos. Tipicamente, a avaliação de desempenho gera dados sobre cada profissional da organização, sobre as equipes ou áreas de trabalho e sobre a companhia como um todo.

Na divulgação dos dados, a organização pode mostrar publicamente um balanço geral dos resultados. Por exemplo, quais foram as médias mais altas e mais baixas em cada competência, sem revelar nomes.

Passos seguintes

Cada empresa define o que fazer com os dados que obteve, mas as consultoras recomendam fortemente que as conversas entre líderes de equipe e subordinados ocorram logo após a divulgação dos resultados.

O chefe direto do funcionário é quem deve apresentar os resultados individualmente, sempre em um espaço reservado e com abertura para que haja um diálogo a partir daqueles dados. É o momento do feedback.

Neste post do Blog do Veduca, veja orientações práticas sobre como dar feedback.

Além disso, a liderança da companhia deve anunciar, sem muita demora, um plano claro de medidas para elevar seu desempenho nas áreas que mostraram resultados menos satisfatórios.

Podem fazer parte desse plano: investimentos em treinamento, novas políticas internas e mesmo rodadas de discussão para resolver problemas cuja solução não parece tão clara.

Tatiana Procópio enfatiza que a empresa também pode anunciar medidas para melhorar o desempenho dos chefes.

“A expressão fundamental para o sucesso de uma organização éw desenvolvimento de lideranças. É um aspecto que afeta muitos outros, por isso, sempre vale a pena pensar em investimentos nesse sentido”, ela diz.

E quando deve ser feita a próxima avaliação de desempenho?

Não há um consenso.

A maioria das empresas parece trabalhar com a avaliação de desempenho anualmente, já que é preciso dar algum tempo à direção da empresa para desenvolver medidas a partir dos resultados da pesquisa, implantá-las e esperar por seus primeiros resultados.

No entanto, há companhias que preferem um processo mais rápido e fazem a pesquisa de seis em seis meses, por exemplo.

Cabe à empresa avaliar a periodicidade da pesquisa em conjunto com seu consultor.

O ponto fundamental é que fazer a avaliação de desempenho uma única vez não é suficiente. É preciso monitorar os resultados de tempos e tempos, para que seja possível observar se as medidas tomadas foram efetivas.

Quer saber mais sobre avaliação de desempenho?

  • Veja a seguir uma entrevista com o professor Idalberto Chiavenato, autor de mais de 40 livros sobre disciplinas da Administração e citado por Gleici Ibañez neste post. Entre outros pontos, nesta entrevista ele fala sobre relações de trabalho na atualidade e retenção de talentos nas empresas.

Créditos das fotos

  • Gleici Ibañez – Arquivo pessoal

  • Tatiana Procópio – Arquivo pessoal

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Comentários

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